Quer mais eficiência na saúde? Tire suas dúvidas sobre o que são, o que fazem e como funcionam os principais softwares para gestão de clínicas e hospitais.
Se você está procurando os principais softwares para gestão de clínicas e hospitais, veio ao lugar certo.
Com as ferramentas adequadas para seu estabelecimento de saúde, é possível melhorar a produtividade, a eficiência e até a experiência dos pacientes. Porém, em meio a tantas tecnologias disponíveis, é fácil perder-se no emaranhado de informações sobre elas.
Para ajudar, vamos resolver a seguir três aspectos essenciais dos softwares para gestão de clínicas e hospitais:
- O que são essas ferramentas para saúde?
- O que fazem e como funcionam?
- Qual é a importância da integração entre elas?
Ao fim deste artigo, saberá exatamente do que precisa para avançar na modernização digital da sua instituição. Boa leitura!
Softwares para gestão de clínicas e hospitais que você precisa conhecer
A primeira coisa que você precisa saber sobre softwares para gestão de clínicas e hospitais é que existem muitos deles. Inúmeros. Poderíamos passar dias e dias falando sobre eles e o assunto não se esgotaria.
É por isso que a melhor forma de abordar essas tecnologias é procurar aquelas que resolvem o maior número de tarefas com a menor quantidade de ferramentas. Essa estratégia ajudará você não somente a economizar na aquisição de diferentes produtos e serviços, como poupará tempo na realização das atividades.
Com essa ideia em mente, vamos focar em algumas poucas ferramentas que permitem fazer muito. Para facilitar ainda mais a apresentação dos softwares para gestão de clínicas e hospitais, seguiremos um caminho lógico conforme essas tecnologias vão sendo necessárias ao longo da jornada do paciente.
Vamos lá?
Softwares de gestão de marketing
Por que colocamos as ferramentas de marketing à frente dos demais softwares para gestão de clínicas e hospitais? Porque a jornada do paciente começa antes mesmo de ele entrar em contato com o estabelecimento de saúde.
Ainda em uma época pré-pandemia de Covid-19, 94% dos internautas brasileiros já buscavam informações sobre saúde na internet, segundo uma pesquisa do Minha Vida. Então, com a maior adesão digital nos últimos anos, esse comportamento intensificou-se.
É justamente por meio dessas buscas que clínicas e hospitais podem atrair o público. Sobretudo o marketing de conteúdo tem um imenso potencial de converter a dúvida ou a curiosidade em consultas com os profissionais da clínica ou do hospital.
Além disso, antes de entrar em contato com uma instituição de saúde, o brasileiro tem o hábito de pesquisar referências online. Ele busca avaliações e informações no site e nas redes sociais para saber se aquele lugar é confiável. Esse comportamento também pode ser observado em diversos outros setores.
Mas como administrar todos os canais de comunicação e relacionamento da marca? Para isso, o mais recomendado é contar com uma ferramenta integrada de marketing, como RD Station e HubSpot.
Com essas ferramentas de marketing digital você pode gerenciar:
- otimização de páginas para o Google;
- posts e anúncios nas redes sociais;
- automação de e-mail marketing;
- publicação de conteúdos no blog;
- criação de landing pages para captar leads;
- entre outras funções em um só lugar.
Esse é um caminho mais eficiente para fazer a gestão de marketing que utilizar uma ferramenta para cada tarefa.
Softwares para agendamento de consultas
O próximo passo na jornada do paciente é entrar em contato para marcar uma consulta. Se essa experiência não for positiva para o usuário, ele vai buscar outro estabelecimento.
Entretanto, se a gestão da clínica ou do hospital depende exclusivamente do telefone para o agendamento de consultas, você já está perdendo potenciais pacientes. De acordo com um levantamento da Doctoralia, quase metade das ligações para agendar não são sequer atendidas.
Aí entra a necessidade de ter uma ferramenta de autoatendimento online. Esse é um dos softwares para gestão de clínicas e hospitais mais importantes porque funciona 24 horas por dia, com agilidade, praticidade e autonomia para o paciente. Basta entrar em uma página com os horários disponíveis e escolher o mais conveniente.
Nesse sentido, existem soluções como AgendaAí, Calendly e a própria Doctoralia. Mas se você deseja oferecer o máximo de comodidade, então precisará de um chatbot para automatizar o agendamento de consultas.
Uma ferramenta como o chatbot da Botdesigner ainda vai além da marcação de horários na agenda. Ela responde dúvidas frequentes do público, como as relacionadas a planos de saúde e valores, sem precisar de interferência de um atendente humano.
Com o chatbot da Botdesigner você terá:
- atendimento via WhatsApp e site;
- agendamento automatizado de consultas;
- ótima experiência para os usuários;
- integração com os principais softwares médicos;
- compromissos salvos automaticamente no sistema;
- redução de erros e economia para clínica ou hospital;
- escalabilidade do atendimento;
- recursos de inteligência artificial.
Falando em economia, vale saber como a automatização ajuda a reduzir custos de call center em clínicas e hospitais.
Softwares para gestão da agenda de clínicas e hospitais
Um software ou chatbot para agendamento de consultas resolve a parte do paciente. Porém, a clínica ou o hospital ainda precisará administrar os compromissos que foram marcados.
Muitos estabelecimentos fazem essa tarefa pela agenda do Google ou, pior, na velha agenda de papel. Isso aumenta o risco de falhas e limita o que uma ferramenta de agenda pode oferecer para você e seus pacientes.
Alguns dos fornecedores dos sistemas de agendamento de consultas também têm soluções para a gestão da agenda. Com isso, as informações são integradas entre as duas pontas, trazendo diferentes benefícios.
Vantagens de usar um software para gestão da agenda:
- melhor organização, com redução de erros;
- acesso de qualquer lugar;
- envio de lembretes automáticos aos pacientes;
- visualização de relatórios da agenda;
- filtros de seleção por profissional, sala, especialidade etc.
Essa é uma solução disponível em diversos ERPs (de Enterprise Resource Planning), sobre os quais falaremos mais adiante. Ou seja, talvez não precise contratá-la individualmente, dependendo dos softwares para gestão de clínicas e hospitais que escolher.
Leia também: Como modernizar clínicas?
Softwares de prontuário eletrônico do paciente (PEP)
Mesmo que você prefira alternativas mais simples às ferramentas que apresentamos até aqui, há um software indispensável para gestão de clínicas e hospitais: o prontuário eletrônico do paciente (PEP).
Como se sabe, o prontuário é um documento com valor legal que a instituição de saúde deve manter por, no mínimo, 20 anos a partir do último registro. Então, é importante guardá-lo com segurança nesse período. Mas isso se torna um desafio quando se precisa preservar centenas ou milhares de prontuários por tanto tempo.
O prontuário eletrônico do paciente é a solução para esse problema. Ele permite manter todas as informações dos pacientes em um servidor na nuvem, que podem ser acessadas de qualquer lugar com agilidade. Além disso, o preenchimento digital facilita a vida dos profissionais envolvidos.
O prontuário eletrônico do paciente é útil porque:
- traz maior segurança para o paciente;
- dá maior agilidade para a equipe médica;
- melhora a comunicação entre profissionais;
- poupa tempo na anamnese dos pacientes;
- contribui para a proteção de dados;
- elimina o armazenamento físico do prontuário;
- reduz falhas humanas;
- pode ser acessado pelo celular.
Dada a importância do PEP, esse é um recurso essencial dos sistemas de gestão hospitalar e clínica que veremos em seguida.
Softwares de gestão hospitalar ou ERP
Quanto mais complexas são as atividades de um estabelecimento de saúde, mais setores são envolvidos na operação e, consequentemente, mais ferramentas digitais são necessárias.
Um hospital, por exemplo, tem uma enorme demanda de atendimento. Mas o trabalho que esse tipo de estabelecimento exerce vai muito além do cuidado direto com os pacientes.
Para um hospital funcionar bem, ele precisa também de uma boa gestão financeira, de cobranças, de compras, de estoque, de farmácia, dos serviços de hospitalidade e de tantas outras áreas. Quantos softwares são necessários para gerenciar tudo isso?
A resposta é: apenas um.
Existem diferentes maneiras de chamar essa ferramenta: sistema de gestão hospitalar, sistema de informação hospitalar, sistema integrado de gestão empresarial, ERP… No entanto, o princípio de funcionamento é igual, independentemente do nome. Nessa solução, um único sistema inclui uma série de módulos com funcionalidades próprias para cada setor de um hospital, interligando esses módulos entre si.
As maiores vantagens dessa estrutura integrada são a possibilidade de fazer toda a gestão do hospital em um só lugar e a automatização de tarefas entre setores.
Por exemplo, o médico pode indicar o uso de um medicamento em uma ferramenta de prescrição digital. A prescrição é guardada automaticamente no prontuário eletrônico do respectivo paciente. A farmácia recebe o aviso ao mesmo tempo e, se o item alcançar um baixo volume em estoque, o setor de compras também pode ser acionado de modo automático. Para completar, cada etapa do tratamento é acrescentada à cobrança do plano de saúde ou do usuário.
Módulos que costumam estar presentes em um ERP hospitalar:
- agendamentos;
- recepção e internação;
- prontuário eletrônico do paciente;
- prescrição eletrônica,
- gestão de leitos,
- farmácia;
- especialidades médicas;
- estoque e suprimentos;
- compras;
- fluxo de caixa;
- contas a pagar;
- contas a receber;
- contabilidade;
- controle de qualidade;
- recursos humanos;
- inteligência de negócios.
Resumindo, um ERP são vários softwares para gestão de clínicas e hospitais em um único sistema. Alguns exemplos dos melhores sistemas hospitalares no Brasil incluem Philips Tasy, SOUL MV Hospitalar, Pixeon, SisHOSP Core, TOTVS, entre outros.
Softwares de gestão clínica
É claro, as necessidades e o nível de complexidade de uma clínica ou um consultório é diferente de um hospital. Por isso, existem sistemas de gestão específicos para esses casos.
Alguns dos mesmos desenvolvedores dos sistemas de gestão hospitalar também possuem softwares para clínicas. E ainda temos soluções como Feegow Clinic, Amplimed, iClinic, OnDoctor, entre outras, atuando nesse segmento.
Assim como um ERP hospitalar, um software para clínica trará uma série de ferramentas. Elas incluem agendamento, gestão da agenda, prontuário eletrônico do paciente, controle de estoque, financeiro, gestão de glosas, emissão de notas e muitas outras tarefas.
A diferença de um sistema para clínica de um hospitalar é que este incluirá recursos como pronto atendimento, gestão de leitos, hospitalidade e outros papéis mais associados à rotina de um hospital.
Desse modo, os softwares para gestão clínica trazem grandes vantagens:
- maior agilidade nas tarefas operacionais;
- maior segurança e proteção de dados;
- gestão integrada de todos os setores;
- redução de erros e apoio na tomada de decisão;
- armazenamento na nuvem e acesso remoto.
Também já é possível encontrar recursos de telemedicina em alguns desses softwares para clínicas, o que contribui para a oferta de novos serviços pelo estabelecimento de saúde.
Outros softwares para gestão de clínicas e hospitais
Conforme as atividades realizadas pela clínica ou hospital, ainda podemos citar pelo menos três outras ferramentas digitais bastante úteis.
Começando pelo sistema de informação laboratorial, ou Laboratory Information System (LIS), esse é um software para gravar, armazenar, gerenciar e atualizar dados de testes dos pacientes. Ele também pode oferecer diferentes módulos como um ERP, incluindo a gestão financeira, de faturamento e de materiais. Além disso, proporciona uma interface para que os pacientes vejam os resultados dos exames.
Já o sistema de informação de radiologia, ou Radiology Information System (RIS), é uma peça central dos departamentos de radiologia e centros de diagnóstico por imagem. A ferramenta permite armazenar, gerenciar e compartilhar os dados gerados por tais setores.
Para completar, temos o sistema de arquivamento e compartilhamento de imagens, ou Picture Archive and Communication System (PACS). Basicamente, é um sistema de armazenamento digital de imagens que oferece melhor proteção dos dados e facilita a transmissão deles para o paciente e entre a equipe médica.
Muitas das soluções em LIS, RIS e PACS são fornecidas pelos mesmos desenvolvedores dos ERPs.
A importância da integração entre softwares para a saúde
A área da saúde caminha para uma digitalização cada vez maior. As razões por trás disso incluem a maior produtividade dos estabelecimentos, a maior eficiência dos processos e, sobretudo, a maior qualidade do serviço oferecido ao paciente.
No entanto, para que os softwares para gestão de clínicas e hospitais funcionem da melhor forma, precisamos ressaltar a importância da integração entre ferramentas.
É graças à integração que os gestores da saúde podem ter uma melhor visão do fluxo de trabalho e resolver gargalos. Por meio dela também é possível automatizar as mais diversas tarefas, poupando tempo dos profissionais e evitando erros na rotina.
Então, na hora de escolher qualquer software para sua instituição, você deve fazer uma pergunta fundamental: essa ferramenta pode ser integrada com outras soluções?
Por onde começar?
Qualquer projeto de implementação de softwares para clínicas e hospitais levará certo tempo. Mas é importante começar agora para aumentar a eficiência do seu estabelecimento desde já.
Inclusive, pode iniciar com o chatbot da Botdesigner para melhorar o atendimento ao paciente via WhatsApp ou site. Você terá todo o apoio para implementar a solução, criar um fluxo de atendimento personalizado e integrar a ferramenta aos principais softwares médicos. Assim, os pacientes poderão agendar consultas por conta própria.Quer entender melhor essa possibilidade? Veja como funciona o chatbot da Botdesigner.
