Quer resolver os principais desafios da integração com ERPs para clínicas e hospitais? Então veja um passo a passo e dicas que separamos para você.
Um ERP, ou sistema integrado de gestão empresarial, é a espinha dorsal de uma organização. Na área da saúde, a integração com ERPs para clínicas e hospitais traz diversas vantagens para a administração, para a equipe médica e, principalmente, para a jornada do paciente.
No entanto, essa integração, ligada ao conceito de interoperabilidade, não é livre de desafios.
Assim, alguns obstáculos ao uso de um sistema como esse vão desde a falta de visão do projeto até a resistência dos profissionais em utilizar a ferramenta.
Neste novo conteúdo do blog da Botdesigner, vamos detalhar como funciona e qual a importância da integração com ERPs na área da saúde.
Índice:
- O que é interoperabilidade na saúde?
- Qual a importância da integração com ERPs?
- Os desafios de integração com ERPs
- Os cuidados ao implementar um ERP médico
- Uma integração essencial para softwares
O que é interoperabilidade na saúde?
Interoperabilidade é a capacidade de diversos sistemas e até organizações diferentes atuarem em conjunto, ou seja, de operarem entre si.
No setor de saúde, isso se refere a ferramentas digitais que podem ser integradas umas com as outras, trocando dados de forma rápida e prática para que elas executem melhor suas respectivas funções.
Os exemplos mais comuns de interoperabilidade na saúde incluem:
- ERP (Enterprise Resource Planning) — sistema integrado de gestão empresarial;
- HIS (Hospital Information System) — sistema de informação hospitalar;
- CIS (Clinical Information System) — sistema de informação clínica;
- LIS (Laboratory Information System) — sistema de informação laboratorial;
- RIS (Radiology Information System) — sistema de informação de radiologia;
- PACS (Picture Archive and Communication System) — sistema de arquivamento e compartilhamento de imagens;
- PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente);
A integração com ERPs na saúde
A integração entre essas diferentes soluções traz muitas vantagens para clínicas e hospitais, com destaque para a agilidade, a eficiência e a segurança das informações.
Em primeiro lugar, o atendimento e a tomada de decisão dos médicos ficam mais ágeis com dados compartilhados. Quando as ferramentas comunicam-se, o tempo de espera por informações é menor, refletindo-se em mais rapidez para agir no cuidado ao paciente.
Depois, há um enorme ganho em eficiência. Isso vale para a produtividade como um todo, já que a integração permite automatizar tarefas e processos, mas também para elevar a qualidade do serviço.
Para completar, temos a vantagem da segurança das informações. A interoperabilidade na saúde evita que dados essenciais dos pacientes sejam perdidos, o que deixa os indivíduos mais seguros ao receberem o atendimento.
A importância da integração com ERPs
Na definição de Kenneth e Jane Laudon, um ERP é um sistema que abrange todas as áreas funcionais, executa processos de negócios que permeiam toda a empresa e inclui todos os níveis de gerência. E ele faz isso por meio de módulos com ferramentas específicas para cada setor de uma organização, funcionando de modo integrado em uma só plataforma.
Portanto, podemos dizer que um ERP é o maior aliado do gestor hospitalar ou de uma clínica. A principal razão para isso, além das vantagens da interoperabilidade que já abordamos, é a inteligência de dados que essa ferramenta fornece para a tomada de decisão nos negócios.
Qualquer atividade realizada dentro de um estabelecimento de saúde produz dados. Por sua vez, esses dados podem ser usados para avaliar o desempenho da clínica ou hospital.
Um exemplo disso é a taxa de ocupação de leitos, que está diretamente relacionada à saúde financeira da instituição e à qualidade do atendimento. Um número muito baixo nesse indicador significa que a operação não está trazendo um bom retorno financeiro.
Por outro lado, uma ocupação constantemente acima dos 100% representa sérias dificuldades para manter a excelência do serviço, uma vez que profissionais e ambientes ficam sobrecarregados.
A análise dos dados por setor
Cada setor gera dados à sua maneira. Em cobranças, a proporção de glosas igualmente afeta o faturamento da clínica ou hospital, assim como a quantidade de medicamentos perdidos ou inutilizados pela farmácia gera gastos desnecessários.
O que a integração com ERPs para clínicas e hospitais permite é a visão geral de todas essas informações em um só lugar. Com isso, o gestor da área pode controlar melhor o desempenho da instituição, encontrar gargalos na operação, otimizar processos e gerar melhores resultados.
Muitos ERPs, inclusive, oferecem painéis específicos para acompanhar os mais diversos indicadores. Esse recurso chama-se business intelligence (BI), ou inteligência de negócios.
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Desafios de integração com ERPs para clínicas e hospitais
De acordo com o livro Gestão organizacional: descobrindo uma chave de sucesso para os negócios, de Jayr Figueiredo De Oliveira e Edison Aurélio Da Silva, “um ERP pode ser a espinha dorsal de toda uma organização por integrar processos empresariais e administrativos fundamentais”.
No entanto, é preciso superar alguns desafios de integração com ERPs para clínicas e hospitais de modo a tirar o maior proveito da ferramenta.
Nesse sentido, um estudo de Elisangela dos Santos Nunes, da Universidade Nove de Julho, analisou um caso real de implementação de um ERP e apontou os principais desafios encontrados. Os obstáculos foram:
- Falta de priorização.
- Atrasos na entrega da infraestrutura.
- Problemas na entrega da infraestrutura.
- Morosidade na disponibilização das informações necessárias ao projeto.
- Falta de acompanhamento e visão do projeto como um todo.
- Ocorrência de falhas de comunicação.
- Falta de comprometimento e engajamento dos envolvidos.
- Indisponibilidade de agenda dos médicos e áreas assistenciais.
- Insegurança dos profissionais mais antigos e sem conhecimento de informática.
- Cultura de não documentar ações.
Para resolver esses desafios, podemos recorrer ao roteiro elaborado por Juliana Veiga Mendes para a implementação de um sistema de gestão. A pesquisadora propõe desenvolver o processo em cinco partes e 15 etapas, que apresentamos a seguir.
Parte 1: Avaliação sobre a necessidade do ERP
Fazem parte deste primeiro momento a alta administração, os profissionais de informática e funcionários com perfil de negócios, quando são apresentados os conceitos de um ERP e é feita uma análise de viabilidade de implementação.
Etapas:
- Análise da situação atual
- Análise conceitual do ERP
- Análise do ERP como solução
Parte 2: Seleção e adequação
Ao mapear os processos internos, então é possível pesquisar mais a fundo no mercado pelo melhor ERP para atender às necessidades do seu estabelecimento.
Etapas:
- Análise dos processos da empresa
- Seleção do sistema
- Adequação
- Análise de custo
Parte 3: Implantação do ERP
Aqui é necessário fazer um planejamento, descrevendo as atividades que serão executadas para a implantação da ferramenta.
Etapas:
- Definição da equipe de implantação
- Planejamento das atividades de implantação
- Implantação dos módulos ERP
Parte 4: Conscientização e treinamento
Também é importante reduzir a resistência dos usuários à utilização do sistema por meio de treinamentos na tecnologia. Essa deve ser uma tarefa conjunta entre a clínica ou o hospital e a empresa fornecedora do ERP.
Etapas:
- Programação de palestras e seminários
- Treinamento gerencial
- Treinamento operacional
Parte 5: Utilização
Com o sistema de gestão em uso, vale identificar se há adaptações necessárias ou pontos de melhoria na utilização.
Etapas:
- Identificação de modificação no sistema
- Feedback
Seguindo esse passo a passo, a integração com ERPs para clínicas e hospitais será mais fluida e haverá menos erros na sequência do trabalho.
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Quais cuidados tomar ao implementar um ERP médico?
Além dessas orientações teóricas, ainda podemos acrescentar algumas dicas práticas para garantir uma boa integração com ERPs para clínicas e hospitais.
Por isso, é importante ter em mente alguns cuidados ao implementar um ERP médico:
1. Analise os módulos do ERP
Um ERP médico pode vir com módulos para as seguintes áreas:
- agendamento e recepção;
- prontuário eletrônico do paciente;
- prescrição eletrônica;
- farmácia;
- hospitalidade;
- recursos humanos;
- contas a pagar e a receber;
- contabilidade;
- estoque e suprimentos;
- compras;
- inteligência de negócio;
- entre outras.
Nem todos os sistemas são desenvolvidos iguais. Alguns podem ser mais completos que outros, ajustando-se melhor às suas necessidades. Enquanto isso, outros podem ter módulos customizados para o seu perfil.
Mas não é só a quantidade de módulos que importa, como também a qualidade deles precisa ser levada em conta. Talvez sua clínica ou hospital já utilize ferramentas para essas áreas. Então, a nova solução precisa ser de fato melhor que a anterior, ou os usuários terão resistência a utilizá-la.
2. Verifique a integração do ERP
Por natureza, o ERP é uma ferramenta integrada entre si. No entanto, é preciso ver se o sistema desejado integra-se com outras soluções tecnológicas.
Um exemplo disso é um chatbot médico, capaz de melhorar a experiência do paciente. Se o sistema escolhido não for desenvolvido com uma estrutura moderna, como a linguagem HTML5, ele pode ficar limitado às próprias funções e tornar-se obsoleto com o passar do tempo.
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3. Planeje a infraestrutura do sistema
Um sistema de Enterprise Resource Planning pode ser implementado de três formas: em um servidor próprio da instituição de saúde, na nuvem (em um servidor da empresa fornecedora) ou de modo híbrido. Pergunte quais dessas opções são oferecidas para poder comparar as vantagens e desvantagens de cada uma.
O armazenamento em servidor próprio garante que você sempre terá os dados por perto e com o nível de segurança que conseguir realizar. Mas esse caminho exige ter uma equipe de TI, além de consumir mais espaço e energia.
Por outro lado, o armazenamento na nuvem fica a cargo do fornecedor. É uma alternativa mais prática e tem outras vantagens associadas a ela, como a proteção de dados e os backups regulares. Ela também traz a possibilidade de acessar o sistema de qualquer lugar e em diferentes dispositivos, incluindo smartphones.
O ponto negativo de armazenar dados na nuvem é que isso requer conexão constante com a internet.
Já o modelo híbrido é o mais completo porque combina as vantagens das outras opções.
Independentemente dessa escolha, é importante averiguar outros dois aspectos da infraestrutura do sistema:
- Se haverá custos caso seja necessário ampliar a capacidade de serviço, como o espaço de armazenamento no servidor ou o número de pacientes atendidos.
- E quais são os requisitos técnicos para o software rodar, como sistema operacional e tipo de navegador web.
Esses cuidados aumentam as chances de sucesso da integração de ERPs para clínicas e hospitais.
4. Pesquise sobre o fornecedor
Como vimos, pode haver problemas e atrasos na entrega da infraestrutura. Para minimizar esse risco, é fundamental pesquisar a fundo a empresa fornecedora.
Veja se ela tem experiência na área da saúde, qual é o histórico dela, avaliações de clínicas e hospitais que a utilizam, disponibilidade de suporte e se ela oferece apoio na implementação do sistema.
Ainda é possível definir exatamente os compromissos que essa fornecedora assume em um Service Level Agreement (SLA), ou Acordo de Nível de Serviço.
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5. Consulte a possibilidade de receber treinamento
A integração com ERPs para clínicas e hospitais será altamente benéfica, desde que os profissionais façam um bom uso dessas ferramentas. Por isso, é essencial investir em capacitação.
Para facilitar essa etapa, muitos fornecedores oferecem treinamentos específicos sobre as funcionalidades dos sistemas. Além disso, aproveitar essa opção contribui significativamente para simplificar a adesão e acelerar a curva de aprendizado dos usuários.
6. Comunique a importância de integrar o ERP à clínica ou hospital
Outra dica importante para reduzir atritos na equipe é, antes de tudo, deixar claro por que a instituição está se modernizando.
Além disso, mostre as vantagens que a solução trará no dia a dia, destacando como será fundamental para melhorar a experiência do paciente.
Assim, você garantirá uma comunicação clara e efetiva com todos os envolvidos na mudança, facilitando a aceitação do novo sistema.
7. Defina um cronograma e metas
Escolher e implementar um ERP é um processo que requer tempo e vários níveis de decisão. No entanto, se você não estabelecer prazos definidos para cada etapa, a transição levará muito mais tempo que o necessário e não será uniforme entre toda a instituição.
Além disso, vale lembrar: o quanto antes você modernizar as ferramentas que utiliza, mais rápido poderá aproveitar os benefícios delas.
Qual a melhor integração para o seu sistema?
Outro grande desafio da saúde está no atendimento por telefone em clínicas e hospitais. À medida que as demandas crescem e a exigência do público aumenta, os gestores da área são obrigados a buscar formas mais eficientes de automatizar o contato com o público.
Nesse sentido, uma boa solução é o uso de um chatbot. Com isso, essa ferramenta pode atender 24 horas por dia, todos os dias do ano, respondendo dúvidas e realizando o agendamento automático de consultas.
Dessa maneira, não há necessidade de um atendente humano no processo, o que não apenas agiliza a resolução do problema, mas também aumenta significativamente a satisfação do consumidor.
Por exemplo, a Botdesigner oferece um chatbot para WhatsApp e site, que pode ser integrado aos principais softwares clínicos e hospitalares do mercado.
Além disso, a ferramenta salva automaticamente as consultas no sistema, garantindo praticidade e eficiência. Portanto, é um passo essencial para otimizar a jornada do paciente e melhorar a gestão da instituição.
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