Otimize o atendimento em consultórios com a tecnologia. Conheça as vantagens de um chatbot para agendamento de consultas via WhatsApp ou site.

Um chatbot para agendamento de consultas pode transformar completamente a forma como clínicas e hospitais se relacionam com os pacientes. Com o crescimento da população digital no Brasil, a busca por soluções ágeis e práticas nunca foi tão essencial.

Além disso, a dependência exclusiva de canais tradicionais, como o telefone, pode trazer dificuldades que impactam diretamente a satisfação do paciente e a eficiência do atendimento.

Por outro lado, a tecnologia surge como uma grande aliada para resolver esses problemas. Ao automatizar tarefas repetitivas, como o agendamento e a confirmação de consultas, um chatbot reduz a sobrecarga da equipe, melhora a comunicação com o público e otimiza o tempo de todos os envolvidos.

Portanto, neste artigo, você vai descobrir como implementar essa ferramenta pode aumentar a eficiência do seu estabelecimento de saúde e oferecer uma experiência mais prática e moderna para os pacientes.

Índice

• A agilidade no agendamento de consultas
• Por que oferecer um chatbot para agendamentos?
• Como automatizar os atendimentos via chatbot?
• Vantagens de usar um chatbot para agendamentos
• Um chatbot para WhatsApp e sites de clínicas e hospitais

O agendamento de consultas

O tempo que leva para realizar um agendamento de consulta é determinante para a instituição de saúde conquistar ou afastar o público.

Mas há grandes desafios para o setor nesse sentido. Segundo a Zendesk, 61% dos clientes têm padrões mais altos de atendimento ao cliente em comparação com antes da pandemia de Covid-19. E a Replicant alerta que o tempo de espera é o problema número um que os consumidores enfrentam no contato com as empresas.

Além disso, existe uma demanda crescente por marcação de consultas. Só na saúde suplementar, o número de consultas médicas no Brasil já superou os 277 milhões por ano, como revelam os dados do Instituto de Estudos de Saúde Suplementar (IESS).

Então, é preciso procurar soluções para melhorar o atendimento em clínicas e hospitais. Aí entra a importância de contar com um chatbot para agendamento de consultas médicas.

Por que oferecer um chatbot para agendamento de consultas?

Nos últimos anos, o Brasil tem mostrado um avanço significativo no acesso à internet. Por exemplo, em 2019, o país tinha 155,7 milhões de pessoas conectadas. Entretanto, em 2022, esse número aumentou para 183,9 milhões, o que equivale a 84,7% dos brasileiros com mais de 10 anos, de acordo com a Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad).

Com esse crescimento expressivo da população digital, a demanda por serviços conectados também disparou. No entanto, os consultórios médicos no Brasil ainda precisam superar muitos desafios nesse aspecto.

Segundo a pesquisa TIC Saúde 2022, conduzida pelo Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic.br), apenas 22% dos estabelecimentos de saúde no Brasil disponibilizam o serviço de agendamento de consultas pela internet. Isso demonstra como há um grande espaço para melhorias.

Além disso, a falta de opções digitais leva a uma dependência excessiva do atendimento telefônico em clínicas e hospitais. Essa situação, por sua vez, acaba sobrecarregando o canal e prejudicando o fluxo de atendimento. Como consequência, dados da Doctoralia indicam que 44% das tentativas de agendamento por telefone não são atendidas. Mais alarmante ainda, em mais de um terço dos casos (34,2%), a causa principal é a linha ocupada.

Diante desse cenário, é possível que seu estabelecimento de saúde esteja perdendo pacientes, seja porque não consegue atender todas as chamadas, seja porque os contatos ocorrem fora do horário comercial. Assim, é essencial refletir sobre as oportunidades que estão sendo desperdiçadas.

Para resolver esses problemas de maneira eficaz, a tecnologia se apresenta como a melhor solução. Nesse sentido, um chatbot para agendamento de consultas é a ferramenta ideal. Como veremos a seguir, ele pode transformar a experiência dos pacientes e otimizar a rotina das clínicas e hospitais.

Como automatizar o atendimento via chatbot?

Chatbots são ferramentas conversacionais para automatizar o atendimento ao público. Ou seja, eles têm o objetivo de conversar com o consumidor, de acordo com alguns comandos programados, para realizar uma tarefa sem necessidade de interferência de atendentes ou secretárias.

Portanto, na hora de implementar um chatbot para consultório, é importante pensar em uma sequência de mensagens que encaminhem o usuário de forma eficiente para a resolução.

Mas não se preocupe, isso é mais simples do que parece! Como destaca a Tidio, 90% dos chamados são resolvidos com dez mensagens ou menos.

Você pode começar com uma mensagem simples, como neste exemplo de agendamento de consulta em um chatbot para WhatsApp:

“Chatbot: Olá, estou aqui para ajudar! O que você precisa?

• Agendar consulta
• Horários de atendimento
• Endereço
• Lista de especialidades e médicos
• Planos de saúde atendidos”

Essas e outras opções podem ser oferecidas na forma de botões ou texto. Então, o usuário escolhe uma das alternativas e é levado para uma nova mensagem, conforme o caminho escolhido.

No caso do agendamento de consulta, as próximas perguntas do chatbot definiriam o plano de saúde (se houver), a especialidade desejada, o profissional, a data e o horário do atendimento, entre outras questões.

Essa agilidade que o bot conversacional oferece é ótima tanto para o paciente quanto para o estabelecimento de saúde. Mas, quando preciso, o atendimento humano pode complementar a automatização.

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7 vantagens de usar um chatbot para agendamento de consultas

Ainda em dúvida sobre usar uma ferramenta para automatizar o atendimento no consultório? Conheça outros benefícios de integrar um chatbot aos canais de relacionamento.

1. Atendimento ao cliente 24 horas

Com um chatbot, clínicas e hospitais podem realizar agendamento de consultas 24 horas por dia, todos os dias do ano. Nunca mais perca uma marcação porque a pessoa interessada entrou em contato fora do horário comercial.

2. Rapidez na marcação de consultas

De acordo com uma pesquisa da Userlike, a principal razão para os usuários aprovarem o uso de chatbots é a possibilidade de obterem uma resposta rápida. Afinal, não há necessidade de esperar um atendente ficar disponível. Isso também contribui para a melhor experiência do cliente de um modo geral.

3. Boa avaliação dos chatbots

A Infobip revela que 95% das pessoas que interagiram com bots de mensagem tiveram uma experiência neutra ou positiva, sendo 69% entre “muito bom” e “excelente”. Essa é uma tecnologia de automatização já testada e aprovada.

4. Diversificação dos canais

Ao oferecer um chatbot para WhatsApp ou site, por exemplo, o estabelecimento de saúde desafoga a demanda pelo atendimento telefônico. Como demonstra a McKinsey, 65% das lideranças conseguiram reduzir o volume de ligações ao implementar tecnologias de autoatendimento nos negócios.

5. Triagem do atendimento

Os contatos que necessitam da participação de um profissional são encaminhados para as pessoas certas pela ferramenta. Isso evita a transferência desnecessária entre ramais, poupando o paciente e o estabelecimento do trabalho extra.

6. Integração do agendamento de consultas

Um bom chatbot para consultórios deve permitir a integração com os principais softwares clínicos e hospitalares do mercado. Assim, todas as consultas são automaticamente salvas no sistema do estabelecimento de saúde.

7. Escalabilidade com redução de custos

Aumente a capacidade de agendamentos médicos sem precisar elevar o número de atendentes ou secretárias. O chatbot, vale destacar, ainda é capaz de atender inúmeros clientes ao mesmo tempo e a qualquer hora do dia.

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Um chatbot para WhatsApp e sites de clínicas e hospitais

Agora que você conhece melhor as vantagens do chatbot, é importante entender como a Botdesigner traz todos esses benefícios para seu estabelecimento.

A Botdesigner desenvolveu um chatbot para agendamento de consultas automatizado via WhatsApp ou site. Além de prático e personalizado, ele pode ser integrado aos principais softwares do mercado.

Com esta ferramenta, que é uma das principais tendências no setor da saúde, você consegue:

• Reduzir o tempo do atendimento usando respostas automáticas e personalizadas.
  
• Direcionar os pacientes para o setor competente, otimizando a participação humana.
  
• Aumentar a eficiência no agendamento de consultas e a satisfação do público.

Quer saber mais? Veja os detalhes do chatbot para WhatsApp e sites da Botdesigner.