Histórias de sucesso: Clínica Psicobreve
Adeus ao No-show... A Clínica de Psicoterapia Breve reduziu pela metade o não comparecimento dos pacientes!
A Psicobreve – Clínica de Psicoterapia Breve foi pioneira em psicoterapias breves no Rio Grande do Sul. Atuam na área de saúde há mais de 30 anos, com o propósito de ajudar as pessoas a terem mais saúde mental.
Estão localizados em frente a Santa Casa de Porto Alegre, no centro da capital. Conta com uma área física com 14 salas de atendimento e 400m².
Especializados no atendimento de problemas emocionais, a Psicobreve se destaca pela individualização dos tratamentos, levando em conta a particularidade de cada paciente.
A Psicobreve sempre buscou garantir excelência em todo o seu processo, desde o primeiro contato com a clínica, por conta disso, procurou a solução de chatbot da Botdesigner
Alguns pontos analisados:
Enfrentavam muitas dificuldades com o uso do WhatsApp Web, pois a ferramenta não possuia todas as funcionalidades que a operação necessitava.
A falta de controle sobre os atendimentos resultava em pacientes sem o retorno adequado, causando frustrações com o tempo de resposta alto.
Entendiam o WhatsApp como o seu canal principal de atendimento, superando os atendimento realizados por telefone. Mesmo com o processo defasado, não poderiam suspender os atendimentos via WhatsApp.
Não possuíam um sistema de confirmação de agendamento, resultando em taxas de não comparecimento de até 30% sobre as consultas marcadas.
Lidam com saúde mental, tornando a humanização e agilidade no atendimento em uma necessidade da instituição.
Durante nossa conversa com a Psicobreve, perguntamos para uma colaboradora da empresa qual era o cenário antes da adoção da Botdesginer, obtivemos o seguinte comentário:
"As nossas secretárias ligavam para confirmar presença dos pacientes, já que muitas vezes não confirmavam por WhatsApp e, mesmo assim, ainda faltavam. A clínica tinha 30% de faltas e muitas vezes com cancelamento em cima da hora."
Motivação para a Parceria
A principal motivação para buscar uma solução de automação foi a necessidade de otimizar o atendimento ao paciente, especialmente devido ao aumento da demanda gerada pelas divulgações da clínica.
A implementação da Botdesigner permitiu a padronização dos atendimentos e uma melhor compreensão do fluxo de atendimento, identificando gargalos e dificuldades nos processos internos.
Benefícios da Implementação
Controle e Padronização: A Botdesigner ajudou a Psicobreve a padronizar os atendimentos, permitindo um controle mais eficaz e uma comunicação interna mais fluida. Isso resultou em um atendimento mais satisfatório para os pacientes.
Relatórios e Dados: A geração de relatórios detalhados permitiu à clínica identificar o número de atendimentos, a satisfação dos pacientes e a performance dos colaboradores. Esses dados são cruciais para ajustar estratégias e melhorar continuamente o serviço oferecido.
Confirmação Automática: A confirmação automática de consultas reduziu significativamente a necessidade de intervenção manual. Antes, a Psicobreve precisava de um funcionário em tempo integral para realizar confirmações. Com a Botdesigner, o processo se tornou automático, permitindo que os atendentes se concentrem em atividades mais estratégicas.
A implementação da Botdesigner permitiu a padronização dos atendimentos e uma melhor compreensão do fluxo de atendimento, identificando gargalos e dificuldades nos processos internos.
Impacto na Operação:
A automação dos atendimentos trouxe diversos ganhos operacionais para a Psicobreve.
A clínica conseguiu oferecer diferentes canais de atendimento de forma eficiente, atendendo às diversas preferências dos pacientes.
A flexibilidade da plataforma também permitiu a adaptação dos fluxos de atendimento conforme as necessidades dos pacientes evoluíam. A parceria entre a Psicobreve e a Botdesigner mostra como a inovação e a automação podem transformar o atendimento ao paciente na área da saúde.
Através de uma plataforma de atendimento inteligente, a Psicobreve conseguiu melhorar significativamente seus processos, proporcionar um atendimento mais eficiente e humanizado e obter resultados expressivos na redução de faltas e na satisfação dos pacientes.
Fluxo do projeto:
Levantamento das regras
Negociação das regras impossíveis
Divisão das agendas de consultas e exames
Parametrização das regras dentro do ERP
Ajustes dos cadastros de agendas e especialidades
Testes, acompanhamento e otimização
“a Botdesigner é um diferencial, desde o primeiro contato até as mensagens pós consulta. Atende muito bem as demandas da nossa área e evita desperdício de agenda e até menos stress.”
E assim, a Psicobreve vem colhendo resultados expressivos!
- Redução de No-Show: A média de faltas dos pacientes caiu para 12% a 15%, bem abaixo da média de 30% de outras instituições de saúde. Isso foi possível graças ao sistema de confirmação automática de consultas.
- Otimização do Tempo dos Atendentes: Com a automação das confirmações e a padronização dos atendimentos, os colaboradores puderam focar em ações mais estratégicas e na melhoria do atendimento presencial, proporcionando uma experiência mais humanizada aos pacientes.
- Avaliações Positivas: Os feedbacks dos clientes da Psicobreve têm sido extremamente positivos, destacando a eficiência do atendimento e a personalização do serviço. Muitos pacientes relataram uma experiência mais fluida e menos estressante, o que reforça a importância de um atendimento automatizado e humanizado na área da saúde.
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