Veja as respostas de que você precisa para implementar o agendamento automatizado para clínica e hospital e agilizar a marcação de consultas online.
Você sabe por que o agendamento automatizado é essencial para clínicas e hospitais?
A resposta está relacionada a um dado que preocupa muitos gestores de atendimento na área da saúde. De acordo com a Replicant, 90% das pessoas acham fundamental receber uma resposta imediata ao entrar em contato com empresas. Na medicina, essa rapidez é ainda mais valorizada.
Isso gera um enorme desafio. Como melhorar o atendimento sem aumentar consideravelmente os custos da instituição?
A solução está no agendamento automatizado para clínica e hospital. Não à toa, a automação do contato em geral está no topo das prioridades de tantas lideranças do setor.
Pensando nisso, vamos apresentar em seguida:
- O que é agendamento automatizado?
- Por que automatizar o atendimento na saúde?
- Vantagens de um sistema de agendamento automatizado
- Dicas para implantar agendamentos automatizados
- Como escolher a melhor ferramenta?
O que é agendamento automatizado?
Agendamento automatizado é uma função do atendimento que permite aos usuários marcar consultas sem necessidade de intervenção humana. Assim, eles não precisam ligar, mandar e-mail nem ir diretamente ao estabelecimento de saúde com a finalidade de agendar um horário.
Para isso, a clínica ou o hospital deve contar com uma tecnologia de automatização do contato.
O agendamento automatizado também é uma forma de autoatendimento. Afinal, é o próprio paciente que está fazendo a marcação com o auxílio de alguma ferramenta.
Nesse sentido, existem diferentes sistemas de autoatendimento, mas nem todos oferecem a possibilidade de automatizar o agendamento de consultas. Essa é uma distinção importante, por exemplo, entre uma unidade de resposta audível (URA) e um chatbot.
Para entender melhor o que é agendamento automatizado de fato, vamos analisar algumas soluções de autoatendimento e o que elas permitem fazer.
Leia também: Como fidelizar pacientes?
Unidade de resposta audível (URA)
A URA é um menu eletrônico falado por uma central durante a ligação, apresentando diversas opções uma após a outra, cada qual associada a um número. O usuário então precisa digitar o número desejado no teclado para ouvir uma instrução específica para seu problema, ser redirecionado a um submenu ou falar com um agente.
Nisso já percebemos uma desvantagem da URA. A unidade de resposta audível precisa ser ouvida para se conhecer todas as opções que foram pré-gravadas no sistema, o que leva certo tempo do usuário. Na era do imediatismo que vivemos, isso pode custar desistências dos indivíduos mais impacientes ou com urgência.
Outro problema é a limitação do meio. A URA pode ser útil para esclarecer dúvidas comuns, coletar dados do paciente ou redirecionar para o agente mais adequado. No entanto, é um sistema que tem dificuldade em realizar ações integradas, como agendar uma consulta no software da clínica ou do hospital.
Formulário de agendamento automatizado
Se você deseja uma solução automatizada de agendamento de consultas, então precisa de uma ferramenta diferente.
Uma opção mais simples para isso são os formulários de agendamento online. Basicamente, eles oferecem uma tabela de dias e horários disponíveis para o usuário escolher.
Um porém do uso dessa alternativa é a falta de interação direta com o público, já que ela executa essa única função. Além disso, não traz respostas a muitas dúvidas relacionadas à marcação de consultas, como valores e planos de saúde atendidos. Portanto, requer o apoio de outra ferramenta de comunicação, como os chatbots.
Chatbot
Chabot é um robô que conversa. Isto é, ele simula uma interação humana a partir de um roteiro predefinido, possibilitando que o usuário execute ações por meio da ferramenta, como descobrir os planos de saúde atendidos pela instituição ou fazer o agendamento da consulta.
Assim como a unidade de resposta audível, esta ferramenta oferece trilhas de interação com base em textos pré-programados. Entretanto, é muito mais versátil que a URA e mais completa que o formulário de agendamento automatizado.
Um chatbot para clínica ou hospital pode estar presente em canais como WhatsApp, blog, site, páginas de redes sociais, entre outros. Portanto, é preciso que o paciente tenha conexão com a internet para usá-lo.
Outra vantagem do chatbot é que algumas soluções do tipo permitem respostas a comandos específicos em um menu acionável ou a palavras-chave usadas na conversa. Por exemplo, o usuário pode digitar “Quanto custa a consulta?” e então receber automaticamente informações relacionadas aos valores.
Por que automatizar o atendimento na saúde?
Um sistema de agendamento online de consultas ainda é novidade para muitos estabelecimentos de saúde. Dados do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic.br) mostram que, em 2022, menos da metade das instituições com acesso à internet no Brasil ofereciam agendamento virtual.
Segundo a pesquisa TIC Saúde 2022, 41% dos estabelecimentos traziam a opção por aplicativo, 22% por website e 33% por ambos os canais.
E qual é a consequência direta desse cenário? Uma sobrecarga do atendimento por telefone em clínicas e hospitais.
Não à toa, um estudo do Doctoralia aponta que 44,8% das ligações dos pacientes deixam de ser atendidas pelas instituições de saúde. E o que as pessoas fazem quando não conseguem contato? Elas procuram a próxima empresa em questão de segundos.
Isso representa um sério problema para os gestores diante da maior procura do público. Para dar conta da demanda, eles recorrem à ampliação da equipe de atendentes, acarretando em maiores custos para a instituição.
Outra opção é adotar um sistema de URA no atendimento por telefone. Mas quem já usou esse tipo de menu sabe que ele é pouco prático. Então, de um lado temos uma solução que não é escalável e, de outro, uma alternativa que não é ágil.
Além disso, como vimos, os formulários de agendamento online não resolvem dúvidas comuns do público.
Aí entra a importância de oferecer um sistema de agendamento automatizado para clínica e hospital que seja realmente escalável, completo e ágil. E a resposta para isso é o chatbot. Inclusive, a ferramenta pode otimizar o atendimento em clínicas e hospitais que tenham uma URA instalada.
Quais as vantagens de um sistema de agendamento automatizado?
O agendamento automatizado para clínica e hospital está alinhado com uma tendência geral de consumo. O público hoje procura cada vez mais praticidade e agilidade no atendimento, daí a crescente preferência pelo autoatendimento online.
Com um chatbot, então, há ainda mais vantagens tanto para o paciente quanto para o estabelecimento:
Melhor experiência do cliente
Uma pesquisa global da Refocus, incluindo consumidores do Brasil, mostrou que a demanda por canais digitais de atendimento é o dobro do atual fornecimento pelos serviços. E quanto mais jovem o público, maior é a procura por canais de autoatendimento.
O que um chatbot permite é entregar uma experiência como o usuário deseja, com praticidade e conveniência. Ao melhorar a jornada do paciente desde o agendamento, a clínica ou hospital pode assim aumentar a fidelização.
Também se incluem aí centros médicos, policlínicas, consultórios e outras instituições de saúde entre as possíveis beneficiadas pela solução.
Agilidade
Com um bot conversacional não é mais preciso esperar pelo telefone ou por uma resposta via e-mail. A ferramenta possibilita resolver dúvidas e fazer o agendamento automatizado para clínica e hospital até mesmo pelo WhatsApp em poucas mensagens.
Nesse sentido, dados da Tidio revelam que 90% dos chamados por chatbot são resolvidos em até dez mensagens. É rapidez para o usuário!
Usabilidade
O chatbot simula uma interação humana de forma natural, mas com toda a eficiência da automação tecnológica. A pessoa não precisa ouvir diversas gravações e, em um relance, pode ver as opções de atendimento de que precisa.
Como prova dessa usabilidade eficiente, 69% dos indivíduos que usaram chatbot definem a experiência como muito boa ou excelente, segundo a Infobip.
Disponibilidade 24/7
Nunca mais perca consultas por causa de contatos feitos fora do horário de atendimento. Um sistema de agendamento automatizado com chatbot atende a qualquer hora do dia, o ano inteiro, inclusive falando com diversas pessoas ao mesmo tempo.
Isso é ótimo para aumentar a taxa de ocupação do estabelecimento.
Redução de erros na agenda
O agendamento automatizado para clínica e hospital evita marcações duplicadas e outros conflitos nas agendas, mostrando apenas os horários disponíveis.
Com uma ferramenta como o chatbot da Botdesigner, ainda é possível salvar automaticamente as marcações no software médico, eliminando retrabalhos e poupando tempo no dia a dia.
Economia
Aumente a produtividade e a eficiência do atendimento sem precisar contratar mais agentes. Isso também traz escalabilidade para o serviço com redução de custos.
Segmentação das chamadas
Assim como a URA, o bot conversacional permite acionar um atendente humano sempre que o usuário desejar. Tal função é interessante quando se trata de resolver questões mais complexas e individuais. Mas o chatbot tem a vantagem de fazer esse direcionamento de forma mais inteligente, reduzindo o tempo ao telefone por parte dos profissionais.
Inteligência artificial
A inteligência artificial é um recurso interessante para um chatbot porque pode tirar a necessidade de um roteiro fixo para a interação com os usuários. A solução consegue interpretar mensagens e evoluir por conta própria, se for baseada em aprendizagem de máquina.
Para completar, esse recurso ainda fornece relatórios com dados para auxiliar na melhoria do atendimento.
Automação de lembretes de consultas
Um problema rotineiro nas instituições de saúde é o não comparecimento de pacientes. Pois saiba que isso pode ser evitado com a automação de lembretes ao público. Só que, para isso funcionar corretamente, é preciso automatizar o agendamento na clínica ou hospital.
Dicas para implementar o agendamento automatizado para clínica e hospital
Falando em funcionar corretamente, vale destacar algumas dicas para a aplicação ideal de uma ferramenta de automação do agendamento online.
A primeira delas é procurar uma empresa especializada na área da saúde. Isso é um diferencial em um campo de atuação tão exigente.
O segundo passo é certificar-se de que o sistema de agendamento automatizado para clínica e hospital pode ser integrado ao software médico em uso. Se não, haverá o retrabalho de salvar todas as marcações entre as ferramentas.
Depois, consulte se haverá acompanhamento do fornecedor durante a implementação, inclusive com a possibilidade de treinamento da equipe. Esse cuidado tornará a curva de aprendizado e adaptação muito mais fácil.
Outra dica importante para o agendamento automatizado funcionar corretamente é definir um fluxo de mensagens adequado. O objetivo é guiar o usuário a resolver sua dúvida ou necessidade no menor número de etapas possível, de forma clara e acessível.
Também em relação às mensagens, adotar um tom de voz próprio da marca é fundamental para humanizar o serviço e fidelizar o público à instituição.
Por fim, um recurso interessante é que o sistema de agendamento de consultas online tenha relatórios de desempenho do atendimento. Isso permite identificar gargalos, pontos de melhoria e otimizar continuamente a experiência do paciente.
Como escolher a melhor ferramenta para agendamento de consultas?
Resumindo tudo o que vimos até aqui, um sistema de agendamento automatizado deve apresentar uma série de características e vantagens para a clínica ou o hospital.
E quais são esses fatores?
- Automatização real do agendamento de consultas.
- Integração com o software médico em uso.
- Melhoria da experiência do usuário.
- Rapidez, boa usabilidade e disponibilidade 24/7 para o público.
- Economia, escalabilidade, eficiência e redução de erros para a instituição.
- Capacidade de personalização com o tom de voz da marca.
- Recursos de inteligência artificial.
- Dados para apoiar a tomada de decisão e a evolução do atendimento.
- Suporte especial durante a implementação da solução.
Tudo isso você encontra no chatbot para agendamento automatizado da Botdesigner. A solução é desenvolvida especialmente para a marcação de consultas em clínicas e hospitais, com atendimento por meio do WhatsApp e do site do estabelecimento.
Então, sabe o que é ainda melhor? A equipe da Botdesigner constrói um chatbot personalizado para sua necessidade, integra-o aos principais ERPs da saúde, treina sua equipe e acompanha a implementação de perto para garantir o sucesso do serviço.
Quer ver mais como funciona? Conheça o chatbot para WhatsApp e site da Botdesigner.
