Qual o impacto do uso dos chatbots na saúde? Separamos 5 cases de sucesso para te ajudar a entender como eles ajudam clínicas e hospitais

Os chatbots na saúde estão transformando a forma como clínicas e hospitais se comunicam com seus pacientes. Desde o agendamento automatizado até o suporte humanizado via inteligência artificial, essas soluções estão otimizando processos, reduzindo custos e melhorando a experiência dos usuários. 

Mas quais são os impactos reais dessa tecnologia? 

Para responder a essa pergunta, reunimos cinco cases de sucesso que mostram como os chatbots estão revolucionando o setor.

Neste conteúdo do blog da Botdesigner, vamos te mostrar quais os problemas eram enfrentados e como eles foram resolvidos através de uma solução personalizada para cada caso. Boa leitura! 

Índice de cases

1) Complexo Médico Provida

2) Hospital dos Olhos de Tocantins

3) Centro de Diagnósticos Tecnolab

4) Clínica de Psicoterapia Breve

5) Hospital Decós

1) Complexo Médico Provida

O primeiro dos cases é do Complexo Médico Provida, uma referência em saúde no sul do Brasil, oferecendo há mais de 30 anos excelência no atendimento.

Com mais de 300 médicos, atuando em 60 especialidades, e uma média de 55 mil procedimentos mensais, entre consultas, exames, curativos, atendimentos de enfermagem, cirurgias ambulatoriais e muitos outros.

Em sua trajetória, o grupo sempre buscou inovação para otimizar sua estrutura de atendimento. 

No entanto, a alta demanda gerava desafios que precisavam de soluções inteligentes.

O desafio: uma demanda crescente e um sistema complexo

Com um volume médio de 47.931 ligações mensais, o PROVIDA enfrentava uma taxa de abandono de 25% nas chamadas.

Além disso, gerenciar 250 agendas médicas e lidar com regras específicas de agendamento dentro do sistema Tasy tornava os processos mais complexos.

A instituição precisava de uma solução eficiente que automatizasse o agendamento via WhatsApp, interpretasse as regras médicas e reduzisse o número de ligações abandonadas.

A solução: o nascimento da Aurora

Em parceria com a Botdesigner, o Complexo Médico Provida implantou um chatbot inteligente, que foi batizado de Aurora. 

Assim, com um fluxo conversacional personalizado e integrado ao Tasy, a Aurora assumiu um papel fundamental na automação do atendimento:

✅ Redução na taxa de abandono: 16% do público que antes desistia do atendimento telefônico passou a ser atendido.

✅ Automação eficiente: Dos 507.146 agendamentos anuais, 117.407 passaram a ser feitos via chatbot.

✅ Produtividade: A Aurora se tornou a “colaboradora” mais eficiente, realizando até três vezes mais agendamentos do que o melhor atendente humano.

Desta forma, com a implementação da Aurora, o PROVIDA revolucionou sua forma de atendimento, oferecendo mais agilidade, precisão e uma experiência muito mais satisfatória para pacientes e equipe médica.

2) Hospital dos Olhos de Tocantins

O segundo dos cases é do Hospital de Olhos do Tocantins, referência em oftalmologia no norte do Brasil. 

Com mais de 3.000m² de estrutura, o hospital conta com 09 consultórios, 03 salas cirúrgicas, 05 salas de exames e um time altamente qualificado. 

Sempre focado na excelência, o HO buscava aprimorar seu atendimento, especialmente na comunicação ativa com os pacientes.

O desafio: alta demanda e processos manuais

O hospital enfrentava desafios significativos em sua operação:

🔹 Atendimento sobrecarregado – Com apenas 6 atendentes revezando entre turnos, a troca de informações entre equipes era ineficaz.

🔹 Fila de espera e demora na primeira resposta – O alto volume de mensagens sem um fluxo automatizado resultava em atrasos e baixa eficiência.

🔹 Falta de indicadores – Não havia métricas para avaliar a performance dos atendentes ou medir a satisfação dos pacientes.

🔹 Confirmações manuais – A equipe precisava ligar para cada paciente da agenda, tornando o processo lento e sujeito a erros.

🔹 Sistema engessado – O hospital não conseguia manter um histórico de conversas e dependia de métodos manuais para gerenciar atendimentos.

“Não tínhamos histórico de conversas, precisávamos ligar para confirmar cada paciente manualmente, não havia como salvar contatos ou saber se um paciente já havia entrado em contato antes”, contou Raylane, Atendente de Call Center do HO.

A virada de chave: a automação inteligente

A parceria com a Botdesigner trouxe um novo nível de eficiência para o Hospital de Olhos do Tocantins. 

Com um chatbot integrado ao ERP Tasy, o hospital conseguiu automatizar o atendimento e transformar sua operação:

✅ 41% dos atendimentos foram convertidos em consultas via chatbot, sem intervenção humana.

✅ Fila de espera eliminada – O tempo de primeira resposta caiu de horas para apenas alguns segundos.

✅ Maior produtividade – A assistente virtual passou a realizar até três vezes mais agendamentos do que o atendente humano mais produtivo.

✅ Eficiência na troca de turnos – Com a funcionalidade de anotações internas, as equipes agora compartilham informações de forma fluída e organizada.

“Nosso diretor técnico fez um teste com quatro ferramentas de chatbot e a Botdesigner foi a melhor avaliada”, contou Gabriel Teixeira, Analista de Dados do HO.

3) Centro de Diagnósticos Tecnolab

Com 45 anos de história, o Centro de Diagnósticos Tecnolab é referência em qualidade e inovação na região do ABCD, Mauá e Ribeirão Pires. 

Com 12 unidades e uma equipe de 1.000 colaboradores, o Tecnolab se destaca pelo atendimento humanizado e pela excelência certificada por entidades como a Organização Nacional de Acreditação (ONA) e no Programa Nacional de Controle de Qualidade (PNCQ). 

No entanto, mesmo sendo um modelo de eficiência e trazendo excelência em 15 especialidades, a instituição enfrentava desafios significativos na gestão do atendimento ao paciente.

Os Desafios no Atendimento

O volume crescente de solicitações e a necessidade de manter a qualidade no atendimento colocavam pressão sobre a equipe de suporte. Entre os principais desafios estavam:

• Equipe sobrecarregada: 33 atendentes divididos em turnos não conseguiam suprir a demanda crescente.
  
• Tempo de espera elevado: O backlog resultava em atendimentos demorados e, muitas vezes, pacientes ficavam sem resposta no mesmo dia.
  
• Dificuldade na gestão de comunicação: Sem automação, o fluxo de mensagens era manual e ineficiente.
  
• Necessidade de escalar o atendimento: A instituição precisava escolher entre ampliar o headcount ou adotar soluções tecnológicas.

Com esses desafios em mente, o Tecnolab buscou uma solução inovadora para transformar seu atendimento sem comprometer a qualidade.

A Solução: Automatização com a Botdesigner

Para reverter esse cenário, a implementação do atendimento digital via Botdesigner foi um divisor de águas. 

A tecnologia permitiu automatizar processos, reduzir drasticamente a fila de espera e melhorar a experiência do paciente.

Com a solução implantada, o Tecnolab obteve:

• Atendimento 100% no mesmo dia, eliminando o backlog.
  
• Redução do tempo de resposta para segundos.
  
• Redirecionamento estratégico da equipe, sem a necessidade de demissões.

A coordenadora Viviane compartilha como foi essa transição:

“Tínhamos 33 pessoas ativas no canal de WhatsApp. Com a Botdesigner, reduzimos para apenas uma pessoa gerenciando o atendimento. Os demais colaboradores foram realocados para áreas como comercial, faturamento e supervisão. Isso fortaleceu a empresa sem precisar aumentar custos com contratação.”

📲 Leia também: Como otimizar seu consultório?

Os Resultados Alcançados no Tecnolab

A implementação do bot não apenas otimizou o atendimento, mas também trouxe melhorias significativas para a gestão operacional:

❌ Nível de serviço antes da Botdesigner: 60-70%

✅Nível de serviço após a implementação: 100%

✅ Eliminação completa do backlog

✅ Equipe mais produtiva e direcionada para atividades estratégicas

O impacto foi tão positivo que a tecnologia da Botdesigner se tornou uma parte essencial na jornada de transformação digital do Tecnolab.

A história do Tecnolab mostra que a combinação entre tecnologia e estratégia pode transformar desafios em oportunidades. 

Com a Botdesigner, a instituição conseguiu não apenas aprimorar o atendimento ao paciente, mas também otimizar sua estrutura interna, garantindo eficiência e qualidade.

4) Clínica de Psicoterapia Breve

Com mais de 30 anos de atuação no Rio Grande do Sul, a Psicobreve – Clínica de Psicoterapia Breve se consolidou como referência no tratamento de problemas emocionais. 

Localizada no centro de Porto Alegre, em frente à Santa Casa, a clínica conta com 14 salas de atendimento e 400m² de estrutura dedicada ao bem-estar dos pacientes.

Apesar do reconhecimento no setor, a Psicobreve enfrentava desafios críticos que impactavam a eficiência do atendimento:

• Falta de controle sobre as consultas: O volume crescente de pacientes tornava difícil a gestão manual dos agendamentos.
  
• Altas taxas de não comparecimento: Até 30% das consultas marcadas resultavam em faltas, muitas vezes sem aviso prévio.
  
• Dificuldades no uso do WhatsApp Web: A ferramenta não supria as necessidades da operação, comprometendo a agilidade das respostas.
  
• Processo manual de confirmação de consultas: As secretárias precisavam ligar para confirmar cada consulta, o que demandava tempo e esforço excessivo.
  
• Necessidade de humanização e eficiência: Como trabalha com saúde mental, a Psicobreve precisava equilibrar automação com um atendimento próximo e humanizado.

A Solução: Automação Inteligente

Para transformar esse cenário, a Psicobreve adotou a solução de chatbot da Botdesigner, integrando automação ao atendimento e otimizando a comunicação com os pacientes.

Com a implementação, os principais avanços foram:

• Confirmação automática de consultas, reduzindo o esforço manual da equipe e garantindo maior previsibilidade na agenda.
  
• Respostas rápidas e personalizadas, melhorando a experiência do paciente.
  
• Geração de relatórios detalhados, permitindo uma visão estratégica dos atendimentos e ajudando na tomada de decisões.
  
• Redução das faltas para 12-15%, um índice bem abaixo da média de 30% de outras instituições de saúde.
  
• Mais tempo para atendimento estratégico, permitindo que a equipe focasse em demandas mais importantes, como suporte psicológico aos pacientes.

Impacto e Benefícios da Automação

A transformação foi significativa e gerou benefícios diretos para a clínica:

✅ Redução do no-show em 50%: O sistema automatizado de confirmação diminuiu as faltas, otimizando a ocupação das salas de atendimento.

✅ Otimização da equipe: Secretárias, antes sobrecarregadas com ligações de confirmação, passaram a atuar de forma mais estratégica.

✅ Experiência aprimorada para os pacientes: O tempo de resposta melhorou e o atendimento se tornou mais fluido e eficiente.

✅ Adoção da tecnologia sem perder o toque humano: A humanização foi mantida, garantindo que os pacientes se sentissem acolhidos em todos os pontos de contato.

A parceria entre a Psicobreve e a Botdesigner reforça o impacto positivo da automação no setor de saúde.

Com a tecnologia certa, foi possível transformar um processo desorganizado em um fluxo de atendimento eficiente, garantindo uma experiência mais agradável para pacientes e profissionais.

Se sua clínica também enfrenta desafios no atendimento, investir em automação pode ser o primeiro passo para uma transformação real e duradoura.

📲 Saiba mais: Como automatizar agendamentos?

5) Hospital Decós

Inaugurado em 2017, o Hospital Decós é o primeiro hospital diagnóstico e cirúrgico exclusivamente eletivo de Sergipe. 

Com uma infraestrutura moderna e uma equipe altamente qualificada, o hospital sempre teve como missão oferecer segurança e qualidade na assistência médica.

No entanto, apesar da excelência clínica, enfrentava desafios operacionais significativos:

• Canais de atendimento descentralizados: O hospital utilizava diversos números de telefone para diferentes demandas, dificultando a gestão e resultando em reclamações frequentes.
  
• Falta de controle sobre a jornada do paciente: Não havia visibilidade sobre os atendimentos, o que comprometia a experiência do paciente e a resolutividade de reclamações.
  
• Perda de documentos importantes: Carteirinhas de convênio e pedidos médicos se perdiam entre os múltiplos canais de comunicação.
  
• Processos manuais demorados: A equipe dedicava muito tempo a tarefas repetitivas, como agendamentos e envio de informações, reduzindo a eficiência operacional.

A Solução: Centralização e Inteligência no Atendimento

Com a implementação da Botdesigner, o Hospital Decós modernizou sua gestão de atendimento e transformou a relação com seus pacientes.

Os principais avanços foram:

• Unificação dos canais: Agora, os pacientes entram em contato por um único número de WhatsApp, simplificando a comunicação e eliminando confusão.
  
• Monitoramento completo da jornada do paciente: A plataforma permite rastrear cada interação e identificar rapidamente pendências ou falhas no atendimento.
  
• Automatização de agendamentos e confirmações: Reduziu o tempo gasto com tarefas manuais e melhorou a organização da agenda.
  
• Melhoria na gestão de documentos: O envio e recebimento de documentos passaram a ser realizados de forma digital e segura, evitando perdas.
  
• Otimização dos processos internos: Demandas que antes eram tratadas de forma dispersa foram centralizadas, aumentando a eficiência operacional.

Os resultados obtidos com a Botdesigner

A transformação digital trouxe melhorias expressivas para o hospital:

✅ Atendimento mais ágil e organizado: A equipe agora tem controle total sobre as interações, garantindo respostas rápidas e personalizadas.

✅ Maior satisfação dos pacientes: Com um fluxo de comunicação mais claro e organizado, as reclamações reduziram significativamente.

✅ Aumento da produtividade: A equipe do call center conseguiu redistribuir suas tarefas, tornando a operação mais estratégica.

✅ Segurança e controle nas informações: Todos os dados e históricos de atendimento são armazenados e acessíveis, garantindo um acompanhamento completo.

A parceria entre o Hospital Decós e a Botdesigner é um exemplo claro de como um chatbot pode transformar a gestão hospitalar. 

Ao adotar soluções inovadoras, o hospital conseguiu otimizar processos, melhorar o atendimento e garantir uma experiência superior para seus pacientes.

Se sua instituição de saúde enfrenta desafios semelhantes, a automação pode ser o caminho para elevar o padrão de atendimento e eficiência.

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