Descubra as tarefas que sua clínica ou hospital pode automatizar com o chatbot da Botdesigner integrado ao ERP médico usado pela instituição.
A tecnologia é uma das suas maiores aliadas para aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade do atendimento na área da saúde. Entre as diversas ferramentas disponíveis, um bom ERP médico e um chatbot para oferecer o agendamento automatizado de consultas e exames são duas soluções que podem ter um impacto significativo no negócio como um todo.
No entanto, um fator é indispensável para você ter o melhor proveito dessas ferramentas: a integração.
A seguir, explicaremos a importância de ter soluções integradas e como isso pode ajudar nos seus resultados.
Veja os destaques do que preparamos:
- as principais ferramentas para a gestão na área da saúde;
- por que a interoperabilidade é fundamental para seu negócio;
- quais ERPs são integrados ao chatbot da Botdesigner;
- as diferentes tarefas que você pode automatizar graças à integração;
- e como modernizar o atendimento ao público na sua clínica ou hospital.
Então, quer ter melhores resultados na atração de pacientes e marcação de consultas e exames? Acompanhe a explicação completa abaixo!
Entendendo melhor as ferramentas de gestão médica
ERP, HIS, CIS… existem muitas formas de definir o software usado por clínicas e hospitais para a administração das diferentes rotinas de trabalho. Por sinal, você sabe o que significam tais siglas?
- ERP vem de Enterprise Resource Planning, ou sistema integrado de gestão empresarial.
- HIS vem de Hospital Information System, ou sistema de informação hospitalar.
- CIS vem de Clinical Information System, ou sistema de informação clínica.
Além deles, temos outras ferramentas para a saúde, como o sistema de informação laboratorial (LIS) e o sistema de informação de radiologia (RIS).
Entretanto, quando falamos da integração do chatbot para automatizar o agendamento de consultas, estamos nos referindo ao sistema de gestão que envolve as tarefas associadas à recepção ou ao call center. Incluem-se aí a resposta ao público, a organização da agenda, a marcação de horários, os lembretes e atividades afins.
Ou seja, para facilitar a explicação, aqui simplificamos como ERPs os sistemas de gestão na área da saúde que englobam o relacionamento com o público.
Mas, é claro, um bom ERP pode fazer muito mais pela clínica, consultório ou hospital. Ele pode abranger também as áreas de prontuário eletrônico do paciente (PEP), gestão de leitos, farmácia, estoque, compras, contas, recursos humanos e assim por diante.
A importância da integração das ferramentas para clínicas e hospitais
Um fator essencial para a escolha de qualquer ferramenta de gestão é a interoperabilidade. Isto é, a capacidade de determinada tecnologia funcionar com outras aplicações digitais. Sem isso, não há integração.
A comunicação entre as ferramentas traz mais eficiência e economia de tempo no dia a dia. O exemplo a seguir ilustra bem isso.
Imagine uma clínica que faz a maior parte dos agendamentos de consultas pelo WhatsApp. Então, o gestor contrata um chatbot para automatizar a marcação de horários. Mas tem um problema: ele não se conecta com a agenda médica do ERP.
Nesse caso, toda vez que um paciente marca uma consulta com a ajuda do assistente virtual, um atendente humano precisa copiar e colar as informações no sistema.
Você percebe como isso faz a equipe perder tempo? Antecipa os erros que podem ocorrer nesse processo?
Daí a importância de ter ferramentas integradas. Elas criam atalhos para a produtividade. Só que isso exige uma análise cuidadosa antes de contratar qualquer tecnologia para seu estabelecimento.
A boa notícia é que o chatbot da Botdesigner pode ser integrado aos principais ERPs médicos do mercado!
Conheça os ERPs integrados com o chatbot da Botdesigner
Uma das vantagens de usar a ferramenta da Botdesigner é o fato de ela ser especializada na área médica. Isso torna a tecnologia mais apta a superar os desafios próprios do setor e permite uma melhor integração com os sistemas de gestão usados por clínicas e hospitais.
Inclusive, já falamos aqui no blog em detalhes sobre alguns desses ERPs integrados com o chatbot da Botdesigner, como o Philips Tasy, o SOUL MV, o Feegow Clinic e o Pixeon.
A lista de integrações do bot de agendamento ainda vai longe:
- Philips Tasy
- SOUL MV
- netPACS
- RealClinic
- Feegow Clinic
- Clinux
- Sisclínica
- CLINIC
- Pixeon
- SP Data
- Matrix
- Amigo Clinic
- Salux
- entre outros
Como você pode ver, a interoperabilidade é outro ponto forte da solução desenvolvida pela Botdesigner. Esse é um dos motivos para ela estar se espalhando rapidamente de norte a sul do Brasil, como demonstram as histórias de sucesso do Hospital de Olhos do Tocantins, da Clínica Psicobreve no Rio Grande do Sul e de tantos outros exemplos pelo país.
As diferentes tarefas que você pode automatizar com a Botdesigner
Sabia que é possível automatizar muito mais que o agendamento de consultas e exames com um chatbot? Também dá para enviar confirmações ou lembretes automáticos, por exemplo.
No caso da Botdesigner, a automação pode ser feita via WhatsApp ou por meio de um chat no site da clínica, consultório ou hospital.
Como destaca o Panorama de Clínicas e Hospitais 2024, 82% dos estabelecimentos de saúde no Brasil já realizam marcações pelo WhatsApp. Um assistente virtual dentro do aplicativo então é um passo lógico tanto para seu negócio quanto para os pacientes.
Em seguida, saiba mais sobre as diferentes possibilidades de automação do chabot médico da Botdesigner.
Agendamento de consultas e exames
Essa é uma das tarefas mais procuradas pelos gestores na área da saúde. Isso porque um assistente virtual pode realizar o triplo de agendamentos que o atendente humano mais produtivo. Em alguns casos, o chatbot da Botdesigner foi responsável por automatizar quase 90% dos chamados via WhatsApp.
Sem a automação, o indivíduo que quiser marcar uma consulta ou exame precisa esperar, primeiro, o horário comercial do estabelecimento. Depois, aguardar um atendente disponível.
Um bot, por outro lado, reduz a zero a espera pelo primeiro contato. Os pacientes passam a ter autonomia para marcar horários de acordo com as opções disponíveis na agenda.
O Complexo Médico Provida é prova de que isso pode influenciar positivamente até mesmo o faturamento do negócio. Com a implementação da assistente virtual Aurora, criada pela Botdesigner, o hospital de Santa Catarina alcançou uma taxa de retenção de 16% do público que antes era perdido.
Confirmação
Agendar a consulta é apenas o primeiro passo na jornada do paciente. Ignorar as etapas seguintes desse percurso traz prejuízos para o negócio.
A instituição de saúde precisa fazer-se presente em diferentes momentos até o dia e horário marcados e o chatbot ajuda nisso.
Uma simples confirmação da disponibilidade para consulta já pode resolver uma série de problemas. Há muitos pacientes que esquecem o compromisso, ou se confundem de horário, ou até mesmo de endereço, se a unidade de saúde fizer parte de uma rede.
Portanto, a mensagem automática de confirmação deve ser breve e direta, mas conter todas as informações essenciais para o paciente:
- apresentar o nome do estabelecimento;
- lembrar o dia e o horário marcados;
- apontar o endereço ao qual se dirigir;
- e destacar alguma outra informação vital para a consulta, se houver.
Isso é o que chamamos de confirmação ativa, quando há o disparo de uma mensagem automática via WhatsApp solicitando a ação do paciente. Outra opção é a confirmação passiva, quando o próprio indivíduo, por meio do menu inicial no chatbot, verifica sua consulta ou exame.
A pesquisa O setor clínico no Brasil, da Conclínica, mostra que 45% dos estabelecimentos entrevistados têm dificuldade justamente em realizar a confirmação de consultas. Mas, com um chatbot, essa é uma tarefa simples.
Cancelamento
Vamos supor que o paciente recebeu a mensagem de confirmação e não poderá comparecer. Ou, por conta própria, decidiu solicitar o cancelamento da consulta. Isso também pode comprometer a organização e o faturamento da clínica ou hospital.
Aliás, quanto mais em cima da hora o cancelamento, mais difícil é a tarefa de reorganizar a agenda e maior é o risco de perda em produtividade e faturamento.
Aí está outra vantagem de ter um chatbot integrado ao seu ERP médico. Com ele, em caso de necessidade, é possível cancelar sem complicação.
Mas como isso ajuda seu negócio?
Ter uma ferramenta de cancelamento integrada à agenda permite liberar o horário para outro paciente de maneira automática. Sua equipe não terá mais o trabalho de remanejar as marcações para preencher a lacuna. A próxima pessoa que acessar o chatbot então poderá ocupar o espaço disponível.
Reagendamento
Uma saída ainda melhor é oferecer a opção de a pessoa reagendar a consulta ou exame. Afinal, você não quer perder a oportunidade de reter o paciente, não é mesmo?
Um chatbot para agendamento como o da Botdesigner oferece, igualmente, essa função de reagendamento. É uma boa solução para fidelizar o público, pois traz maior conveniência ao serviço.
Mas aqui vai uma ressalva: cada ERP é desenvolvido de um modo diferente. Nem todos dispõem das mesmas possibilidades de integração. Ao contratar um chatbot, vale pesquisar quais tarefas podem, de fato, ser automatizadas no sistema que sua instituição usa.
Lembrete
A revista Medicina S/A estima que o não comparecimento de pacientes cause um prejuízo médio de até R$ 144 mil por ano às clínicas só na Grande São Paulo. Já um estudo elaborado por pesquisadores da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes) calculou que o desperdício causado pelo absenteísmo em um único hospital capixaba foi de R$ 18,5 milhões ao longo de três anos.
Por sinal, você sabe qual é um dos principais motivos por trás dessas faltas? De acordo com outro estudo, publicado na Revista da Escola de Enfermagem da USP, o esquecimento da data da consulta é responsável por quase um quarto de todas as ausências.
Esse é um problema grave nas instituições de saúde do Brasil. Para você ter ideia, a taxa de no show, ou não comparecimento, pode chegar a 40% em alguns meses do ano. Na média, ela fica em 20% ao mês.
No entanto, a Botdesigner já provou que é possível reduzir as faltas pela metade, como destacado pelo portal Saúde Business. O segredo para ter esse ótimo resultado é simples. Basta automatizar o lembrete de consulta por meio do chatbot integrado ao ERP médico.
Outra função do lembrete é ressaltar informações essenciais para a boa prestação do serviço. Por exemplo, no caso de um exame que precise de o paciente estar em jejum, esse é o momento ideal para recordá-lo.
Vale lembrar também: todas essas mensagens automáticas são enviadas diretamente para o WhatsApp das pessoas.
Levantamento de regras: uma etapa importante da integração
Sabemos que a área da saúde tem muitas especificidades. Os fluxos de agendamento variam conforme o profissional e o tipo de procedimento.
É por isso que a parceria da Botdesigner sempre começa pelo levantamento das regras. Depois, há a divisão das agendas de consultas e exames e a parametrização das regras dentro do ERP médico.
Esse é outro ponto que reforça a necessidade de contar com um chatbot especializado em clínicas, consultórios e hospitais. Uma ferramenta “genérica” pode dar ainda mais trabalho por não compreender as complexidades do setor. Quem trocou soluções menos completas pelo assistente virtual da Botdesigner percebeu um enorme avanço operacional.
— O bot [da Botdesigner] trouxe a possibilidade de a gente fazer tudo aquilo que não podia fazer antes. A ferramenta é mais completa — explica Gabriel Teixeira, analista de dados do Hospital de Olhos do Tocantins.
Tenha um chatbot integrado ao seu ERP médico com a Botdesigner
Vamos recapitular rapidamente o que vimos ao longo do conteúdo?
- Você conheceu melhor as principais ferramentas de gestão a que nos referimos quando mencionamos o ERP médico.
- Descobriu a importância da interoperabilidade entre ferramentas digitais e de contar com um chatbot específico para a saúde.
- Viu que é possível automatizar tarefas como o agendamento de consultas e exames, a confirmação, o cancelamento, o reagendamento e os lembretes.
- Soube quais ERPs podem ser integrados ao chatbot da Botdesigner, uma solução que está se expandindo de norte a sul do Brasil.
- Conheceu até as histórias bem-sucedidas com o uso do bot e os resultados que a tecnologia pode trazer.
Agora, o próximo case de sucesso pode ser o seu! Quer modernizar o atendimento ao público, oferecendo mais agilidade, eficiência e qualidade no contato?Conte o seu desafio na área de recepção ou call center para nossa equipe que nós ajudaremos a resolvê-lo.
